Tạo biểu mẫu trong access
Bạn đang tìm hiểu về trình bày cách tạo bảng trong access. Dưới đây là những nội dung hay nhất do nhóm thcsngogiatu.edu.vn tổng hợp và biên soạn, xem thêm ở chuyên mục Hỏi Đáp.
Tạo biểu mẫu từ bảng hoặc truy vấn hiện có trong Access
Để tạo biểu mẫu từ bảng hoặc truy vấn trong cơ sở dữ liệu, trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm vào bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu cho biểu mẫu của bạn và trên tab Tạo, bấm vào Biểu mẫu.
Access tạo biểu mẫu và hiển thị biểu mẫu trong dạng xem Bố trí. Bạn có thể thay đổi thiết kế, chẳng hạn như điều chỉnh kích thước của ô văn bản để vừa với dữ liệu, nếu cần. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết về cách sử dụng công cụ Biểu mẫu.
Tạo biểu mẫu trống trong Access
- Để tạo biểu mẫu mà không cần định dạng trước các thành phần hoặc điều khiển, trên tab Tạo, bấm vào Biểu mẫu Trống. Access sẽ mở một biểu mẫu trống trong dạng xem Bố trí và hiển thị ngăn Danh sách Trường.
- Trong ngăn Danh sách Trường, hãy bấm vào dấu cộng (+) bên cạnh bảng hoặc nhiều bảng có chứa các trường mà bạn muốn xem trên biểu mẫu.
- Để thêm một trường vào biểu mẫu, bấm đúp vào trường hoặc kéo trường bên trong biểu mẫu. Để thêm nhiều trường cùng một lúc, hãy nhấn và giữ phím CTRL, đồng thời bấm vào một số trường, sau đó kéo chúng vào biểu mẫu cùng một lúc. Lưu ý: Thứ tự của các bảng trong ngăn Danh sách trường có thể thay đổi, tùy thuộc vào phần nào của biểu mẫu hiện được chọn. Nếu bạn không thể thêm trường vào biểu mẫu, hãy thử chọn một phần khác của biểu mẫu rồi thử thêm lại trường.
- Sử dụng các công cụ trong nhóm Điều khiển trên tab Công cụ Bố cục Biểu mẫu để thêm logo, tiêu đề, số trang hoặc ngày và giờ vào biểu mẫu.
- Nếu bạn muốn thêm nhiều loại điều khiển hơn vào biểu mẫu, hãy nhấp vào Thiết kế và sử dụng các công cụ trong nhóm Điều khiển.
Để tạo biểu mẫu mà không cần định dạng trước các thành phần hoặc điều khiển, trên tab Tạo, bấm vào Biểu mẫu Trống. Access sẽ mở một biểu mẫu trống trong dạng xem Bố trí và hiển thị ngăn Danh sách Trường.
Trong ngăn Danh sách Trường, hãy bấm vào dấu cộng (+) bên cạnh bảng hoặc các bảng chứa các trường mà bạn muốn xem trên biểu mẫu.
Để thêm một trường vào biểu mẫu, bấm đúp vào trường hoặc kéo trường bên trong biểu mẫu. Để thêm nhiều trường cùng lúc, hãy nhấn và giữ phím CTRL, đồng thời bấm vào một số trường, sau đó kéo chúng vào biểu mẫu cùng một lúc.
Lưu ý: Thứ tự của các bảng trong ngăn Danh sách Trường có thể thay đổi, tùy thuộc vào phần nào của biểu mẫu hiện đang được chọn. Nếu bạn không thể thêm trường vào biểu mẫu, hãy thử chọn một phần khác của biểu mẫu rồi thử thêm lại trường.
Sử dụng các công cụ trong nhóm Điều khiển trên tab Công cụ Bố cục Biểu mẫu để thêm logo, tiêu đề, số trang hoặc ngày và giờ vào biểu mẫu.
Nếu bạn muốn thêm nhiều loại điều khiển hơn vào biểu mẫu, hãy nhấp vào Thiết kế và sử dụng các công cụ trong nhóm Điều khiển.
Tạo biểu mẫu tách trong Access
Biểu mẫu tách cung cấp cho bạn hai dạng xem dữ liệu cùng lúc — dạng xem Biểu mẫu và dạng xem Biểu dữ liệu. Làm việc với các biểu mẫu phân tách mang lại cho bạn lợi ích của cả hai loại biểu mẫu trong một biểu mẫu duy nhất. Ví dụ: bạn có thể sử dụng phần biểu dữ liệu của biểu mẫu để định vị nhanh một bản ghi, sau đó sử dụng phần biểu mẫu để xem hoặc chỉnh sửa bản ghi đó. Hai chế độ xem này được kết nối với cùng một nguồn dữ liệu và luôn đồng bộ.
Để tạo biểu mẫu phân tách bằng công cụ Biểu mẫu phân tách, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm vào bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu, sau đó trên tab Tạo, bấm vào Thêm biểu mẫu rồi bấm vào Biểu mẫu phân tách .
Access tạo biểu mẫu và bạn có thể thay đổi thiết kế cho biểu mẫu. Ví dụ: bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của hộp văn bản để vừa với dữ liệu, nếu cần. Để biết thêm thông tin về cách làm việc với biểu mẫu phân tách, hãy xem bài viết về cách tạo biểu mẫu phân tách.
Tạo biểu mẫu hiển thị nhiều bản ghi trong Access
Biểu mẫu nhiều mục, còn được gọi là biểu mẫu liên tục và rất hữu ích nếu bạn muốn một biểu mẫu hiển thị nhiều bản ghi nhưng dễ tùy chỉnh hơn biểu dữ liệu, bạn có thể sử dụng công cụ Nhiều mục.
- Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm vào bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu mà bạn muốn xem trên biểu mẫu.
Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm vào bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu mà bạn muốn xem trên biểu mẫu.
Access tạo biểu mẫu và hiển thị nó trong dạng xem Bố trí. Trong dạng xem Bố trí, bạn có thể thay đổi thiết kế của biểu mẫu trong khi biểu mẫu đang hiển thị dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể điều chỉnh kích thước của các ô văn bản để vừa với dữ liệu. Để biết thêm chi tiết, hãy xem Tạo biểu mẫu bằng công cụ Nhiều Mục.
Tạo biểu mẫu có chứa biểu mẫu con trong Access
Khi bạn đang làm việc với dữ liệu liên quan được lưu trữ trong các bảng riêng biệt, thông thường bạn sẽ cần xem dữ liệu từ nhiều bảng hoặc truy vấn trên cùng một biểu mẫu và biểu mẫu con là một cách thuận tiện để thực hiện việc này. công việc này. Vì có một số cách để thêm biểu mẫu con tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Tạo biểu mẫu chứa biểu mẫu con (biểu mẫu một-nhiều).
Thông tin thêm
Có một số tùy chọn bạn có thể sử dụng để tùy chỉnh biểu mẫu của mình, hãy xem liệu có tùy chọn nào dưới đây phù hợp với nhu cầu của bạn không:
Nếu bạn muốn có thể chọn các trường xuất hiện trên biểu mẫu, hãy sử dụng Trình hướng dẫn biểu mẫu để tạo biểu mẫu của bạn.
Việc thêm tab vào biểu mẫu có thể làm cho biểu mẫu trông có tổ chức hơn và dễ sử dụng hơn, đặc biệt khi biểu mẫu chứa nhiều điều khiển.
Web Browser Control giúp bạn hiển thị các trang Web trên biểu mẫu. Bạn có thể liên kết các điều khiển với các trường hoặc điều khiển trong cơ sở dữ liệu của mình để tự động xác định trang nào được hiển thị. Ví dụ: bạn có thể sử dụng thông tin địa chỉ trong cơ sở dữ liệu để tạo bản đồ tùy chỉnh trên trang web bản đồ Internet hoặc bạn có thể sử dụng thông tin sản phẩm trong cơ sở dữ liệu để tìm kiếm các mặt hàng trên Internet. một trang web của nhà cung cấp.
Access đặt các điều khiển trong hướng dẫn được gọi là bố trí để giúp bạn sắp xếp các điều khiển trên một biểu mẫu. Tìm hiểu cách di chuyển và thay đổi kích thước các điều khiển một cách độc lập.
Hướng dẫn tạo cấu trúc bảng đơn giản trong Microsoft Access 2010 – Nguyễn Thành Trí – THPT Bà Rịa
Hướng dẫn tạo cấu trúc bảng đơn giản trong Microsoft Access 2010 – Nguyễn Thành Trí – THPT Bà Rịa
Hướng dẫn tạo cấu trúc bảng đơn giản trong Microsoft Access 2010 – Nguyễn Thành Trí – THPT Bà Rịa
Một số khái niệm liên quan đến bảng trong Access
Bảng là nơi chứa thông tin, dữ liệu của đối tượng quản lý. Bảng có cấu trúc hai chiều bao gồm các hàng (Record – bản ghi – rows) và cột (Field – trường dữ liệu).
Ví dụ bảng HOCSINH lưu thông tin về đối tượng sinh viên gồm các trường (field) dữ liệu: HOCSINHID, Ho, Ten, Naysinh, Dantoc, Noisinh, Diachi
Mỗi đối tượng sinh viên được biểu diễn trong một bản ghi (Record, line) dữ liệu. Bảng có thể có nhiều, một hoặc không có bản ghi.
Trong một cơ sở dữ liệu thường có nhiều bảng, mỗi bảng lưu dữ liệu của một đối tượng nào đó, các đối tượng này có thể liên quan đến nhau.
Khóa Chính – Primary Key
Khóa chính là một trường dữ liệu (cột) có giá trị duy nhất giữa các hàng (bản ghi). Khóa chính để xác định chính xác một Record nào đó trong bảng nên khi ứng dụng chọn một loại dữ liệu cụ thể làm khóa chính, ví dụ bảng về sản phẩm thì chọn mã sản phẩm, bảng về nhân viên là mã nhân viên ( hoặc số CMT)… Ví dụ bảng HOCSINH có 1 cột – trường dữ liệu lấy HOCSINHID làm khóa chính, nó được thiết kế là 1 số duy nhất – cho từng học sinh – biết khóa chính sau này sẽ nhanh chóng tìm được Record chứa khóa chính đó. Trong sơ đồ quan hệ trên, trường có ký hiệu khóa là khóa chính của bảng. Cách đặt khóa chính cho bảng ở phần sau.
Khóa ngoại – Foreign key
Khóa ngoại là một trường (cột) dữ liệu chứa các giá trị tham chiếu đến (trỏ đến) một khóa chính của một bảng khác. Việc tạo các cột (trường) làm khóa ngoại sẽ hình thành mối quan hệ giữa các bảng.
Như sơ đồ trên, bảng DIEM có trường HOCSINHID là khóa ngoại, nó tham chiếu đến khóa chính HOCSINHID của bảng HOCSINH, từ đó có thể xác định được từng sinh viên, tương tự có trường MONHOCID là khóa ngoại tham chiếu đến bảng MONHOC.
Tạo bảng trong Access
Sau khi đã định hướng được cách tạo bảng, bảng gồm những trường dữ liệu gì, bạn hãy bắt đầu tạo bảng bằng cách chọn mục Create trên Menu Ribbon.
Bạn có thể chọn Table – để tạo bảng và ở chế độ Datasheet View để thiết kế bảng, ở chế độ này bạn đang xem bảng dưới dạng bảng tính – từ đó thêm cột.
Chọn menu Table Design để tạo bảng mới và vào ngay chế độ Design View – Chúng ta sẽ sử dụng chế độ chung này khi tạo và thiết kế bảng
- Tên trường- Định nghĩa cột (trường dữ liệu trong bảng)
- Loại dữ liệu- Chọn loại dữ liệu của trường (xem các loại dữ liệu bên dưới)
- Mô tả- Mô tả thêm thông tin về trường, chứa thông tin đọc lại để biết mục đích dữ liệu
- File Properties- Đặt thuộc tính cho trường dữ liệu, nó bao gồm 2 nhóm General- thông tin chung, tùy theo kiểu dữ liệu của trường thông tin chung mà có các mục khác nhau như dạng hiển thị dữ liệu, kích thước. dữ liệu, giá trị mặc định…Tra cứu- xác định nguồn dữ liệu và định dạng hiển thị nếu cần
- General – thông tin chung, tùy theo kiểu dữ liệu của trường mà thông tin chung có các mục khác nhau như dạng hiển thị dữ liệu, kích thước dữ liệu, giá trị mặc định…
- Tra cứu- xác định nguồn dữ liệu và định dạng hiển thị nếu cần
Thực hành tạo bảng dữ liệu
Phần này tiến hành tạo các bảng cho một ứng dụng quản lý học sinh đơn giản. Đầu tiên, nó bao gồm các bảng có liên quan đến sơ đồ trên.
Bảng trình bày các ngành học: tên ngành học, mã ngành học, số năm học. Cấu trúc bảng như hình bên dưới
Đối với trường cần được đặt thành giá trị mặc định, hãy nhập giá trị mặc định vào phần Giá trị mặc định của thuộc tính trường
Bảng này quản lý danh sách các lớp, mỗi lớp có tên lớp, có khóa ngoại tham chiếu đến bảng NIENKHOA và NGUYEN, phần này chưa thiết lập liên kết bảng nên sẽ tạo bảng này với cấu trúc như sau:
Một trường dữ liệu có thể thiết lập thuộc tính Lookup cho nó, thuộc tính này giúp tham chiếu đến nguồn dữ liệu khác khi nhập liệu (có thể thiết lập ComboBox, ListBox để nhập liệu). Ví dụ: cột NNGANHID sẽ tham chiếu đến bảng NANHID và trường NANHID của bảng đó để hiển thị danh sách các giá trị, có thể lựa chọn khi chỉnh sửa. Từng bước thiết lập như sau:
- Select Display Control as Combo Box: loại này hiển thị drop-down list box để lựa chọn
- Chọn Loại nguồn hàng là Bảng/Truy vấn- có nghĩa là nguồn dữ liệu từ bảng hoặc Truy vấn
- Row Source là các truy vấn lấy dữ liệu – cách viết truy vấn sẽ trình bày ở phần sau. Tại đây muốn tham chiếu đến bảng nào thì nhập tên bảng đó. Điền NGUYÊN sẽ tham chiếu đến các dòng dữ liệu của bảng ngành
- Cột Bound là thứ tự các cột được liên kết dữ liệu, ở đây cộtNGANHID của bảngNGANH là giá trị tham chiếu, cột này có vị trí số 1 – nên điền 1
- Column Count là số cột – được tính từ cột 1 để lấy dữ liệu vào Combo Box. Cần lấy cột 1 và 2 (tức là cột NANHID và TENNGANH)
Bây giờ khi chỉnh sửa dữ liệu bảng, nó xuất hiện Combo Box có thể chọn các giá trị, các giá trị này tham chiếu đến dữ liệu bảng khác.
Lưu ý, nếu bạn muốn ẩn cột đầu tiên, chỉ hiển thị cột thứ hai (tên ngành) để xem dữ liệu trực quan hơn. Bạn có thể đặt ẩn chiều rộng cột là 0cm trên thuộc tính Độ rộng cột. Ví dụ 0cm; 2cm tức là cột 1 rộng 0cm, cột 2 rộng 2cm (nhớ là cột trong Combo Box). Kết quả sẽ là:
Trong trường giới tính, GT nhận giá trị logic CÓ/KHÔNG, gán nếu CÓ thì là NAM và KHÔNG là Nữ. Theo mặc định, dữ liệu là một hộp kiểm (hộp kiểm để lựa chọn). Nếu bạn muốn thay thế hộp kiểm này bằng Hộp tổ hợp để có danh sách thả xuống để chọn NAM/NỮ, hãy sử dụng Tra cứu với các cài đặt sau:
- Điều khiển hiển thị chọn Combo Box
- Loại nguồn hàng Chọn danh sách giá trị
- Hàng Nguồn liệt kê các giá trị của bảng nguồn, mỗi giá trị cách nhau bởi dấu ;, các chuỗi được đặt trong “” như bảng-1 NAM 0 NỮ, sau đó điền -1;”Nam”;0;”Nữ”
- Cột ràng buộc chọn 1, nghĩa là cột 1 là nguồn gán giá trị
- Chiều rộng cột chọn 0cm;2cm; để ẩn -1, 0 cứ hiện Nam, Nữ
Tải dữ liệu vào MS Access từ tệp Excel
Có thể tải dữ liệu từ Bảng tính vào bảng MS Access. Ví dụ trong file Excel có bảng tính tên là HOCSINH như sau: có một hàng đầu tiên trùng với tên các cột của bảng HOCSINH trong Access.
Ví dụ, để nạp dữ liệu vào bảng HOCSINH, click chuột phải vào đối tượng bảng, chọn nhập từ excel như hình dưới:
Trong cửa sổ hiện ra, chọn đúng cấu trúc file excel và thiết lập như hình để load:
Trên đây là tạo một số bảng mẫu, bài sau sẽ tiếp tục thiết lập quan hệ và một số thao tác nâng cao trên các bảng này.
