Cách viết thư cách trình bày một bức thư theo chuẩn
Bạn đang tìm hiểu về cách trình bày lá thư. Dưới đây là những nội dung hay nhất do nhóm thcsngogiatu.edu.vn tổng hợp và biên soạn, xem thêm ở chuyên mục Hỏi Đáp.
Viết thư thông thường
Bạn nên xem xét bức thư bạn cần viết cho ai, sau đó xác định xem bức thư đó có nên được viết theo cách trang trọng, lịch sử hay không. Nếu người nhận là một người bạn hoặc một mối quan hệ tương tự, lá thư của bạn hầu như không cần hình thức. Nếu người nhận là đối tác kinh doanh hoặc bạn không biết người đó, thì trong trường hợp này, phần lớn bức thư bạn viết cần phải trang trọng.
Cho dù lá thư bạn sẽ viết là viết tay hay không. Thư thường được viết bằng bút và giấy thường, mặc dù thư đánh máy có thể được chấp nhận. Một lá thư trang trọng nên được đánh máy hoặc tạo ra bằng máy tính.
Viết hoặc nhập tiêu đề của địa chỉ (địa chỉ của người viết). Thư không chính thức không yêu cầu bước này; tương tự, nếu bạn có tiêu đề văn phòng phẩm của riêng mình, bạn có thể bỏ qua bước này.
Viết hoặc nhập địa chỉ bên trong (họ tên và địa chỉ người nhận). Hãy cẩn thận viết chính xác cho người mà bạn đang viết; nếu người đó là chủ tịch của một công ty hoặc thẩm phán, giám đốc hoặc linh mục, hãy chắc chắn rằng bạn viết tên đầy đủ của người nhận. Thư không chính thức không yêu cầu địa chỉ bên trong.
Cách trình bày một bức thư tiếng Anh
Một bức thư tiêu chuẩn bắt đầu bằng tên và địa chỉ của người nhận. Một số công ty sẽ sử dụng giấy đặc biệt, được gọi là tiêu đề thư, để bao gồm thông tin liên hệ.
Dòng tiếp theo của một chữ cái tiếng Anh chuẩn và dòng đầu tiên của một chữ cái không chuẩn là ngày, tháng và năm. Nó xuất hiện ở dòng thứ hai sau địa chỉ hoặc ở đầu một bức thư thông thường.
Bên cạnh đó, một bức thư tiêu chuẩn cần có tên và địa chỉ của người nhận với 2 dòng trống sau ngày, tháng và năm. Sự kết hợp của tất cả các thông tin đảm bảo rằng thư của bạn có thể được sử dụng để liên lạc với bạn sau khi người nhận bỏ phong bì.
Cuối cùng, bạn đã sẵn sàng chào đón người (hoặc doanh nghiệp) mà bạn đang viết thư cho. Giữ một khoảng cách từ bất kể địa chỉ bạn đã nhập. Chữ thường thì dễ; Bạn có thể bắt đầu bằng “Xin chào” hoặc lời chào phổ biến khác. Các chữ cái trang trọng bắt đầu bằng “Kính gửi” theo sau là tên của người nhận. Nếu bạn không có bất kỳ tương tác vững chắc nào với một công ty, hãy tìm kiếm trực tuyến tên, loại công việc và văn phòng của công ty. Ví dụ: bạn có thể thử “Kính gửi Quản lý” hoặc “Kính gửi Phòng Nhân sự”.
Nội dung của bức thư sẽ khác nhau, vì vậy hãy tập trung vào các nguyên tắc chung. Thư kinh doanh nên có một mục tiêu rõ ràng. Ngay cả những lá thư cá nhân cũng không nên viết một cách khó hiểu, không rõ ràng gây hiểu lầm cho người đọc.
Cách kết thúc một tin nhắn: chừa một khoảng trống giữa đoạn kết thúc và đoạn thân bài.
Đoạn kết thúc là một cách lịch sự để gửi một ghi chú chân thành, tôn trọng đến người nhận của bạn. Một trong những kết thúc phổ biến là “Trân trọng” và chúng thường khá an toàn. Nếu bạn có mối quan hệ thân tình với người nhận, bạn có thể ký tên bằng “Warmrespects” hoặc “Cordially”. Có hàng tá lựa chọn, vì vậy bạn nên nghiên cứu một chút để quyết định điều gì phù hợp với mình. Dấu phẩy theo sau tất cả các câu kết thúc. Hãy nhớ rằng, chỉ chữ cái đầu tiên của đoạn văn được in hoa. Để lại hai khoảng trống cho bước cuối cùng.- chữ ký của bạn! Tên đầy đủ được viết dưới đây bằng chữ cái tiêu chuẩn.
P.S là viết tắt của postscript tức là phần tái bút. Đó là điều cuối cùng bạn thêm vào cuối sau khi bức thư đã được hoàn thành. Thông thường, bạn không thêm phần tái bút vào một bức thư trang trọng; Nếu bạn cần thêm một cái gì đó, bạn sẽ phải xem lại toàn bộ tài liệu để đưa thông tin mới vào
Ví dụ: P.S. Rob đã nhận được vị trí tại Great Company! Cảm ơn vì tất cả sự hỗ trợ trong thời gian thất nghiệp của anh ấy.
Tại Hoa Kỳ, trọng lượng tối đa cho một lá thư hạng nhất là 0,35 ounce. Nếu bức thư của bạn dài hơn ba trang hoặc bạn đã viết nó trên giấy, bạn sẽ phải xem xét rằng nó đáp ứng các yêu cầu. Kích thước và hình dạng của phong bì phải là tiêu chuẩn, nó phải là hình chữ nhật và nhỏ hơn 6×11 inch.
Đây là cách viết một lá thư tiêu chuẩn. Hy vọng bài viết sẽ là tài liệu hữu ích cho những bạn còn lúng túng trong việc viết thư.
Cách trình bày một lá thư đơn giản
Cách trình bày một lá thư đơn giản
Cách trình bày một lá thư đơn giản
Các kiểu trình bày khi viết thư tiếng Anh thông dụng
Với chữ cái tiếng Anh, có 3 kiểu bố cục thường được sử dụng là Block, Semi-block và Modified Block. Mỗi người sẽ có những cách trình bày phù hợp với sở thích của mình, tuy nhiên, bạn vẫn cần nắm rõ chi tiết 3 cách trình bày để sử dụng thống nhất. Khi viết thư bằng tiếng Anh, việc trình bày dạng hỗn độn là một điểm trừ rất lớn, đặc biệt là trong các thư nghiêm túc, mẫu thư xin việc, v.v.
1. Trình bày Block letter bằng tiếng Anh
Dạng này khá phổ biến trong các cách viết thư trong tiếng Anh. Khi viết, người viết chỉ cần căn tất cả các dòng sang lề trái. Lưu ý, khi nhập dòng, chữ cái đầu tiên của mỗi đoạn không cần thụt lề.
2. Viết thư tiếng Anh với Modified Block
Khá giống với cách trình bày Block, các chữ cái của Block đã sửa đổi cũng được căn trái trên tất cả các dòng. Tuy nhiên, địa chỉ, ngày tháng và phần kết luận của tác giả được để cách lề khoảng 3 inch. Chữ viết thẳng, không thụt vào.
3. Viết thư bằng Tiếng Anh Bán Khối
Với cách bố trí này, văn bản được căn lề trái ngoại trừ ngày tháng, địa chỉ và phần cuối. Ngoài ra, đầu mỗi đoạn văn sẽ viết lùi 1 ô.
Bạn bị mất gốc tiếng Anh lâu năm? Bạn ôn thi TOEIC, luyện thi TOEIC rất chăm chỉ nhưng chưa hiệu quả? Tham khảo ngay các khóa học TOEIC để luyện thi TOEIC hiệu quả tại đây:
Cấu trúc chuẩn nhất khi viết thư tiếng Anh
Để học cách viết một bức thư bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, chính xác nhất, trước tiên bạn cần hiểu cấu trúc của nó.
Phần mở đầu
Với viết thư bằng tiếng Anh, ngày tháng trong thư phải được viết dưới dạng tháng, ngày đến năm. Đối với thư trang trọng, thông tin người nhận cũng phải được thể hiện rõ ràng như họ tên, địa chỉ nhận, chức vụ, thông tin liên lạc,…
Cảm ơn vì đã gửi thư cho tôi. Tôi xin lỗi tôi đã không viết quá lâu nhưng tôi đã thực sự bận rộn học tiếng Anh để vượt qua bài kiểm tra B1. Thật tuyệt khi biết rằng cả gia đình bạn đều ổn.
Nội dung thư (Body)
Có thể nói nội dung là phần quan trọng và thể hiện rõ nhất toàn bộ mục đích của bức thư. Trong phần này, các mục cần đặc biệt chú ý bao gồm: chủ đề, lời chào và nội dung chính.
Tùy thuộc vào loại thư, tiêu đề có thể xuất hiện hoặc không. Với những dạng email hay, dòng tiêu đề phải nêu rõ mục đích gửi, nếu viết thư xin việc, bạn có thể dùng cụm từ “Apply to” để mở đầu.
Trong phần thân của bức thư, tất cả các lý do và sự thật phải được đưa ra. Ví dụ: nếu viết thư xin việc, bạn nên tập trung vào việc nhấn mạnh điểm mạnh, kinh nghiệm làm việc và lý do tại sao bạn phù hợp với công việc đang tuyển dụng.
Cùng với đó, ngôn ngữ sử dụng cũng phải phù hợp với mục đích và người nhận thông điệp. Nếu bạn đang viết thư cho bạn bè hoặc người thân, bạn có thể sử dụng các câu thân mật. Với những bức thư quan trọng, trang trọng, bạn cần hết sức chú ý đến lỗi ngữ pháp, cách dùng câu, cách chọn từ học thuật.
hoàn thành đóng
Kết thư bằng tiếng Anh, phải có đầy đủ lời chào cũng như chữ ký. Đặc biệt, lời chào mở đầu và kết thúc phải thống nhất với nhau. Nếu bắt đầu bằng “Thưa ngài” – kết thúc bằng “Trung thành, bắt đầu bằng tên người thì sẽ kết thúc bằng “Trân trọng” Ngoài ra, cuối thư phải ký tên và ghi rõ họ tên.
Một số điều cần lưu ý khi viết thư bằng tiếng Anh
Để viết một bức thư bằng tiếng Anh, ngoài yếu tố nội dung thì phần hình thức cũng đòi hỏi bạn phải cẩn thận một chút. Cùng với đó, một bức thư, đặc biệt là bức thư bằng ngôn ngữ khác, khi viết bạn cần chú ý cách dùng từ hợp lý.
- Khi viết thư, tuyệt đối không viết tắt, kể cả những từ viết tắt thông dụng như “is’t”, “I’ll”. Khi viết phải viết rõ ràng từng chữ “không phải”, “tôi sẽ”,…
- Trong văn bản trang trọng, tuyệt đối không sử dụng các cụm từ lóng, từ ngữ thân mật, cụm từ thường chỉ dùng cho văn nói.
- Luôn sử dụng “Dear” cho lời chào đầu tiên và sử dụng những từ ngữ lịch sự
- Khi viết luôn chú ý viết đầy đủ câu văn, chủ ngữ, không chỉ viết những câu ngắn, viết tắt.
- Sau khi hoàn thành bài viết, hãy đọc lại toàn bộ bài viết và kiểm tra lỗi sai về từ vựng, lỗi ngữ pháp, lỗi dùng từ, v.v.
Sử dụng cách viết thư tiếng Anh phù hợp không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với người nhận mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với họ. Với một vài lưu ý nhỏ, cách trình bày cẩn thận, bạn có thể tự mình hoàn thành một lá thư. Chúc may mắn!
Bạn bị mất gốc tiếng Anh lâu năm? Bạn ôn thi TOEIC, luyện thi TOEIC rất chăm chỉ nhưng chưa hiệu quả? Tham khảo ngay các khóa học TOEIC để luyện thi TOEIC hiệu quả tại đây:
Các câu/cấu trúc thường dùng khi viết thư tiếng Anh
Bắt đầu nội dung Nghiêm túcCảm ơn bạn đã gửi thư/email về…Rất cám ơn về bức thư/email của bạn. Tôi viết thư này để yêu cầu thông tin về…Tôi viết thư này có tham khảo thư của bạn. Tôi xin gửi lời chào về…Hãy để tôi chúc mừng bạn về…
Trân trọng Cảm ơn vì lá thư/email của bạn. Cảm ơn vì đã viết thư cho tôi. Tôi viết thư này để kể cho bạn nghe về…Bạn đoán xem? Mọi việc với bạn thế nào?/ Có chuyện gì vậy? Bạn có khỏe không? / Kì nghỉ của bạn thế nào?
Kết thư Trang trọngTrân trọngTrân trọng. Trân trọng/Trân trọng/Trân trọng.
