Quy tắc giúp bạn thành thạo kỹ năng viết email
Bạn đang tìm hiểu về cách trình bày email chuyên nghiệp. Dưới đây là những nội dung hay nhất do nhóm thcsngogiatu.edu.vn tổng hợp và biên soạn, xem thêm ở chuyên mục Hỏi Đáp.
1. Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu
Tiêu đề có nhiệm vụ tóm tắt nội dung chính của email nên nó đóng vai trò quyết định mọi người có mở nó ra ngay hay không. Một lá thư gửi đi cần phải gọn gàng từ chủ đề đến thân bài. Đặc biệt, trong trường hợp gửi email ứng tuyển, ứng viên cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng và chú ý yêu cầu viết dòng tiêu đề theo cú pháp cụ thể nếu có. Nếu không bắt buộc, vui lòng trình bày tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _ Vị trí ứng tuyển _ Ngày tháng năm.
3. Suy nghĩ kỹ trước khi quyết định “Reply All”
Trong công việc, chắc hẳn bạn sẽ nhận được nhiều email gửi cho nhiều người cùng một lúc. Nhưng hãy nhớ rằng không phải ai cũng cần nhận được 20 bức thư phản hồi nhiều lớp cùng một lúc. Để tránh làm phiền người nhận, hãy suy nghĩ kỹ trước khi chọn “Trả lời tất cả”, trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng mọi người trong danh sách đều cần nhận email.
5. Tránh chào hỏi quá thân mật
Không sử dụng cách diễn đạt thông thường hoặc lời chào thân mật tại nơi làm việc (chẳng hạn như “Này” hoặc “Xin chào”) hoặc rút ngắn tên của họ (hãy nói “Chào Michael” thay vì nói “Mike”). Điều này sẽ phần nào tạo cảm giác không được tôn trọng nếu người nhận không có mối quan hệ thân thiết lắm với bạn. Trong trường hợp bạn đang gửi email cho một tổ chức, tới một đối tác mà bạn cho là lớn tuổi hơn mình, hãy sử dụng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng đối với người đó. Tóm lại, bạn nên hiểu rõ vai trò, nội dung cần truyền tải để vận dụng linh hoạt các lời chào theo từng nhóm đối tượng, mục đích khác nhau.
6. Hạn chế dùng dấu chấm than, thán từ
Nhiều người có thói quen đặt nhiều dấu chấm than sau mỗi câu của mình dẫn đến việc email trở nên quá “cảm xúc” và đôi khi có cảm giác như người viết đang ra lệnh cho người đọc. Bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thực sự cần thiết. Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than một lần để thể hiện sự phấn khích và hạn chế tình trạng mất kiểm soát cảm xúc.
Ngoài ra, những “thính từ” để thể hiện cảm xúc có thể làm hiểu sai ý nghĩa của email mà bạn gửi. Một ví dụ đơn giản như “Tôi muốn báo cáo này ngay lập tức” sẽ khiến người đọc hiểu rằng bạn đang vô cùng tức giận.
7. Hài hước đúng chỗ
Những điều dễ khiến chúng ta cười khi nói ra nhưng khi viết ra lại có thể trở nên mỉa mai, buồn cười và dễ bị hiểu lầm. Do đó, với những cuộc giao tiếp đòi hỏi sự chuyên nghiệp, tốt hơn hết là bạn nên tránh những email hài hước và bông đùa trừ khi bạn biết rõ về người nhận.
8. Chú ý đến sự khác biệt về văn hóa
Khi viết email, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên văn hóa của người nhận và mức độ hiểu biết của bạn về họ để tránh những bất đồng trong giao tiếp. Một nguyên tắc cốt lõi cần ghi nhớ là, trong các nền văn hóa có bối cảnh cao, chẳng hạn như Nhật Bản, Ả Rập hoặc Trung Quốc, mọi người luôn muốn tìm hiểu kỹ về bạn trước khi họ có thể. quyết định kinh doanh. Khi liên lạc qua email với các đối tác từ các quốc gia này, hãy cố gắng cung cấp càng nhiều thông tin chính xác càng tốt về bạn, bao gồm cả việc giới thiệu bản thân và hỏi thăm sức khỏe của bạn. Ngược lại, đối với các nền văn hóa ít ngữ cảnh như Đức, Mỹ hoặc Scandinavi, bạn có thể đi thẳng vào vấn đề, với cách diễn giải ngắn gọn nhất có thể.
9. Đọc lại email trước khi gửi
Lỗi chính tả là một trong những điều nên tránh khi viết email, bởi chỉ cần mắc một vài lỗi chính tả nhỏ, người nhận có thể đánh giá bạn là người cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp, gây bất lợi cho công việc. Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra chính tả tự động của máy tính mà hãy dành thời gian đọc lại email vài lần trước khi nhấn nút “Gửi”.
10. Chỉ nhập địa chỉ sau khi soạn email
Không có gì lạ khi một email vô tình được gửi đi khi bạn chưa viết xong và chưa kiểm tra chính tả. Do đó, hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn thực sự chắc chắn với nội dung vừa soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng nên tập thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang trả lời email, và chỉ khi chắc chắn email đã sẵn sàng rồi mới thêm vào địa chỉ người nhận.
11. Chú ý cách trình bày email
Cách trình bày email là điều bạn nên nắm vững trong lòng bàn tay để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Đối với những email có nội dung quan trọng và nhiều thông tin, hãy in đậm lời chào (Dear) để xác định rõ đối tượng cần đọc email này, bôi đậm những thông tin chính và đừng quên khoảng cách giữa các dòng gửi. trình bày trong email, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt các ý chính. Ngoài ra, bạn nên tránh viết dài dòng, dày đặc mà không ngắt dòng, khiến người đọc không có cảm giác ngay từ cái nhìn đầu tiên.
12. Giữ đầu óc minh mẫn và bình tĩnh khi viết email
Để tránh những sự cố đáng tiếc, lời khuyên mà Hotcourses Vietnam dành cho bạn là hãy giữ tinh thần thoải mái trong vài giờ hoặc sang ngày hôm sau để xem xét và gửi những email quan trọng. Đặc biệt, bạn không nên trả lời email khi đang tức giận vì có thể gây ra những hậu quả khó lường. Phần thân của tin nhắn có thể đọc to, nếu bạn cảm thấy giọng điệu của mình khi đọc hơi quá “chua chát, gay gắt” thì có nghĩa là người nhận cũng sẽ cảm thấy như vậy và bạn nên sửa lại. Phù hợp.
Cách viết EMAIL CHUYÊN NGHIỆP sinh viên CẦN BIẾT ngay hôm nay| Tina Đỗ
Cách viết EMAIL CHUYÊN NGHIỆP sinh viên CẦN BIẾT ngay hôm nay| Tina Đỗ
Cách viết EMAIL CHUYÊN NGHIỆP sinh viên CẦN BIẾT ngay hôm nay| Tina Đỗ
1. Tiêu đề email:
Khi nhận được email đầu tiên bao giờ người đọc cũng nhìn vào tiêu đề email (Subject). Chủ đề email là gì? Nó là thứ khiến người đọc quyết định mở hay không mở, mở ngay hay để lại email của bạn. Dòng tiêu đề email nên ngắn gọn, súc tích và thể hiện được nội dung chính mà bạn muốn truyền tải. Dưới đây là một số ví dụ về các tiêu đề sai mà hầu hết học sinh mắc phải và một số ví dụ tiêu đề hay để bạn tham khảo:
Trong trường hợp email được gửi đi gửi lại, chuyển tiếp nhiều lần thì mail outlook sẽ tự động thêm “Re:” và “Fw” nhiều lần liên tiếp vào tiêu đề email: Re: Re: Fw: Re: Fw: Re: Re: Nếu bạn là người cẩn thận và tinh tế thì không nên để email với tiêu đề như vậy. Bạn hoàn toàn có thể chủ động xóa đi, chỉ để lại 1 lần Fw: hoặc Re: khi bạn tự gửi.
3. Gửi cho ai, chào người đó:
Tất nhiên, điều thứ ba rất đơn giản. Nếu bạn gửi email cho ai đó, lời mở đầu nên dành cho họ. Trong những trường hợp thân mật, bạn có thể “Chào/Xin chào/Xin chào anh rể… + [tên riêng] + [dấu phẩy]”. Tại sao dấu phẩy? Người Việt Nam dùng dấu chấm than ở cuối câu để biểu thị (trong lời chào mang hàm ý khẳng định), nhưng người nước ngoài dùng dấu chấm than (giống như bạn hét vào mặt họ). Vì vậy, để bắt đầu một cách lịch sự và “trơn tru” nhất, bạn chỉ cần đặt dấu phẩy. Ví dụ: Hi Tom,… Hi Ana,… Còn trường hợp trang trọng hơn, lịch sự hơn là “Dear Mr/Miss/Msr + [tên/Họ – nếu là người nước ngoài] + [dấu phẩy]”; “Dear Mr/ Cô/Bà…/Kính gửi/Bạn thân mến/tôi…”
Nếu bạn muốn nhiều người đọc và chú ý đến email của mình, hãy chọn 1-2 người để “Dear” và những người còn lại, bạn sử dụng “Cc”, mặc dù danh sách những người Cc nhiều hơn, bạn cần nhấn mạnh tên của những người đó. một số người “cần thiết để đọc email này”, được trình bày như sau:
4. Nội dung email:
Thứ tư, đối với email công việc, tùy từng thời điểm phát sinh mà có cách viết email cũng như trình bày nội dung phù hợp.
Nếu bạn là người tạo email đầu tiên trình bày vấn đề. Vấn đề ở đây là mục đích chính mà email bạn muốn truyền tải. Tùy vào mục đích, tính chất công việc để bạn có cách thể hiện phù hợp và để bắt đầu triển khai vấn đề thì bắt buộc nội dung email của bạn phải có đủ 3 phần: Mở đầu, Thân bài và Kết thúc. Mở bài: trình bày vấn đề một cách rõ ràng, cụ thể, Thân bài: nêu giải pháp/phương pháp giải quyết vấn đề trên hoặc ý kiến của bản thân, Kết luận: Xin ý kiến đóng góp hoặc đề nghị nhận thư trả lời các câu hỏi liên quan đến vấn đề.
Từ email thứ hai trở đi, nội dung thư cứ đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết, không cần dài dòng. Chỉ cần đảm bảo: 1) dễ hiểu để người đọc không mất quá nhiều thời gian phân tích email của bạn, 2) không quá dài để người đọc luôn vui vẻ và sẵn sàng dành thời gian đọc thông điệp của bạn, 3) đủ để truyền tải thông điệp của bạn. ý chính và đạt được mục đích của email.
5. Trình bày qua email:
Thứ năm, giữa các phần trong email luôn để khoảng cách 1 dòng (enter), nhìn email sẽ thoáng và giúp người đọc dễ dàng theo dõi các ý chính. Ngôn ngữ email ngắn gọn, súc tích, không lan man, không lạm dụng các tính từ cảm tính trong email công việc; tránh sử dụng câu cảm thán hoặc câu đùa; Tránh viết những cấu trúc và từ ngữ khó hiểu. Tránh dùng những từ mang hàm ý, ẩn dụ, nói bóng gió, trong tiếng Anh hãy dùng những từ đơn giản, thông dụng thay vì cố diễn đạt bằng cách dùng những từ phức tạp, hàn lâm. và không thường xuyên.
Trong một email, bạn chỉ nên sử dụng 1 font chữ, 1-2 cỡ chữ, 1-2 màu chữ trong trường hợp muốn nhấn mạnh cụm từ/câu quan trọng nào đó. Không tùy tiện viết tắt, viết hoa; Viết thường tên của bạn cũng là bất lịch sự. Các bạn chỉ nên viết tắt các từ/cụm từ thông dụng chuyên ngành thay vì viết tắt theo kiểu của mình, đặc biệt KHÔNG SỬ DỤNG teen code trong email như: mk, hok, dc, bik, j, pm…; viết đầy đủ các đại từ nhân xưng: ông, bà, anh, chị, em,… thay cho ô, b, a, c, e…
Khi bạn dùng câu có liệt kê, trong tiếng Việt bạn có thể dùng dấu chấm lửng… để chỉ “thêm, vân vân” nhưng trong tiếng Anh bạn nên cẩn thận, dùng vv có nghĩa là “và vân vân”, và nếu bạn dùng dấu chấm lửng, nó sẽ khiến người đọc (người nước ngoài) nghĩ rằng bạn đang ngập ngừng, chưa nói hết câu.
Có thể gạch đầu dòng để tách các ý/vấn đề cần truyền tải trong email.
6. Sử dụng hình ảnh/file đính kèm:
Thứ sáu, tệp đính kèm là một phần rất quan trọng trong email công việc. Để đính kèm, trước tiên bạn cần kiểm tra số lượng tệp đính kèm để đảm bảo gửi ĐỦ – không thừa, không thiếu. Chu đáo hơn, bạn nên đổi tên file giống như tên tài liệu bạn gửi để người nhận cũng như chính bạn dễ lưu trữ và tìm kiếm lại sau này, thay vì tên file là một cụm số/chữ không liên quan. không có gì với tệp bạn gửi (trừ khi bạn chuyển tiếp email và giữ thư gốc).
Trong file đính kèm, những gì bạn cần người xem chú ý bạn có thể bôi đậm bằng các công cụ có sẵn trong word, excel, pdf hoặc paint và nhắc người đọc chú ý đến những chỗ bạn đã bôi đậm/khoanh tròn/bôi đen. bảng hiệu…
7. Chữ ký cuối thư (signature):
Thứ bảy, ở đầu thư bạn không nhất thiết phải giới thiệu quá nhiều về bản thân, chữ ký ở cuối thư là lúc bạn thể hiện mình là ai, đến từ đâu, chuyên nghiệp như thế nào trong một bức thư. cách khiêm tốn và kịp thời. Bởi vì bây giờ người đọc sẽ quan tâm đến việc bạn là ai sau khi kiên nhẫn đọc thư của bạn. Vì vậy, chữ ký cuối thư là một lời tự giới thiệu hết sức lịch sự và tế nhị mà bạn nhất thiết phải thiết lập cho tài khoản email cá nhân cũng như email công ty cung cấp cho bạn. Cấu trúc của một chữ ký bao gồm các phần sau:
Skype/Whatapps: Một số ứng dụng trò chuyện trực tuyến mà các công ty cho phép sử dụng trong công việc
8. Sử dụng tính năng Cc và Bcc:
Thứ tám, ngoài mục Đến (To) để điền địa chỉ email của người chịu trách nhiệm trực tiếp xử lý email này, còn có 2 mục cũng dùng để thêm tên những người nhận email trên là Cc (Carbon copy) và Bcc (Blind Carbon copy). Nói một cách đơn giản, các địa chỉ email trong danh sách Bcc là những email ẩn, những người nhận khác không thể nhìn thấy địa chỉ email của họ ngoại trừ người đã gửi email cho họ; Địa chỉ email Cc được hiển thị cho tất cả mọi người. Nếu bạn muốn gửi email cho một nhóm email mà không tiết lộ danh sách những người nhận được cùng một email, sử dụng chế độ Bcc là phù hợp.
9. Cẩn thận trước khi nhấn nút “gửi”
Thứ chín, hãy tập thói quen nhập địa chỉ email cuối cùng để tránh “do nhầm lẫn” hay sơ suất nào đó khi bạn chưa kịp đọc lại email trước khi nhấn gửi. Sau khi soạn email, hãy kiểm tra tất cả các tệp đính kèm cần thiết cũng như nội dung trình bày trong email, sau đó nhập tên người nhận.
Ngoài ra nếu bạn lập nhiều hơn 1 tài khoản trong outlook thì khi gửi mail phải chú ý chọn đúng địa chỉ email muốn gửi ( Ô From – hình trên). Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn gửi email cho đối tác thay vì gửi từ tài khoản email này, bạn lại gửi nhầm từ tài khoản email khác? Hãy hết sức cẩn thận với thao tác này!
Trong trường hợp Trả lời tất cả, bạn không phải gửi lại email cho tất cả người nhận trong danh sách đã nhận. Trong quá trình làm việc, hãy để ý một chút bạn sẽ biết ai cần đọc/nhận email trả lời của bạn để chủ động xóa những địa chỉ không cần thiết tránh làm phiền họ vì có thể họ rất bận và cũng không có thời gian quan tâm đến bạn, câu trả lời của bạn là không phải trách nhiệm của họ. Vì vậy, hãy chú ý kiểm tra danh sách trước khi trả lời tất cả!
10. Không có gì là bí mật
Cuối cùng, trong công việc, bạn tuyệt đối không nên sử dụng email công việc để làm việc cá nhân hoặc trao đổi với ai đó những việc mang tính chất cá nhân, riêng tư. Bạn nên biết, email là một hệ thống điện tử và chủ của bạn có quyền thiết lập các tính năng thăm dò/theo dõi hoạt động của bạn qua email. Vì vậy, chỉ sử dụng email công ty của bạn cho công việc. Và điều bạn muốn người khác giữ bí mật, thì tốt nhất không nên trao đổi qua bất kỳ hình thức mạng nào (tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng mà bạn ấn định bí mật đó). Nếu bạn không muốn ai biết bí mật của mình thì sao? Tốt nhất là đừng có bí mật.
Trên đây là 10 lời nhắc dành cho sinh viên mới ra trường để biết cách viết email và sử dụng email đúng cách, chuyên nghiệp ngay cả khi không có hướng dẫn của công ty.
