Cách hiệu quả để nâng cao năng suất làm việc của bạn
Bạn đang tìm hiểu về trình bày cách nâng cao hiệu quả trong công việc. Dưới đây là những nội dung hay nhất do nhóm thcsngogiatu.edu.vn tổng hợp và biên soạn, xem thêm ở chuyên mục Hỏi Đáp.
Đừng đa nhiệm
Bạn có thể muốn thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, đặc biệt nếu chúng có vẻ nhỏ hoặc dễ dàng. Nhưng cách làm việc này đã được chứng minh là không hiệu quả. Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng mọi người trở nên kém hiệu quả hơn khi họ cố gắng đa nhiệm. Chúng ta đang tự đánh lừa mình bằng cách nói rằng chúng ta có thể dễ dàng sắp xếp các cuộc điện thoại, buổi thuyết trình và bữa trưa. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm và bạn sẽ thực sự hoàn thành nó nhanh hơn và chính xác hơn.
Nghỉ giải lao
Chúng ta có thể nghĩ rằng làm việc nhiều giờ hơn có nghĩa là chúng ta hoàn thành được nhiều việc hơn, nhưng chúng ta không bao giờ làm việc tốt khi mệt mỏi hoặc kiệt sức. Các nghiên cứu cho thấy rằng nghỉ giải lao thường xuyên sẽ cải thiện khả năng tập trung và cải thiện chỉ số cảm xúc của bạn.
Bạn có thể thử một vài cách đơn giản để thư giãn trong những ngày làm việc căng thẳng. Đi bộ năm phút quanh văn phòng hoặc dành 10 phút thưởng thức cà phê giữa buổi chiều. Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng Forest để theo dõi công việc và thời gian nghỉ của mình.
Đặt mục tiêu nhỏ
Đôi khi, chỉ cần nhìn vào mục tiêu của bạn có thể khiến bạn đau đầu. Nhìn thấy một số dự án lớn trên lịch của bạn có thể gây căng thẳng. Nhưng nếu bạn chia nó thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, bạn sẽ cảm thấy kiểm soát được công việc của mình nhiều hơn và sẽ làm việc hiệu quả hơn nhiều. Thay vì chỉ viết ra mục tiêu cuối cùng của bạn, hãy chia nó thành tất cả các nhiệm vụ nhỏ mà bạn có thể hoàn thành. Điều này sẽ giúp bạn đi đúng hướng mỗi ngày và làm cho các nhiệm vụ lớn trở nên đơn giản và dễ thực hiện hơn.
Đảm nhận những nhiệm vụ lớn nhất khi bạn tỉnh táo nhất
Tất cả chúng ta đôi khi đặt những mục tiêu lớn của mình sang một bên vì chúng ta không tự tin rằng mình sẽ hoàn thành chúng… Và khi chúng ta thực hiện chúng, chúng ta đã quá kiệt sức để chú ý đến nó. cũng như nồng độ cần thiết. Đó là cách các nhiệm vụ bị kéo dài từ ngày này sang ngày khác và khiến bạn cảm thấy năng suất rất thấp.
Hiểu được thời điểm và cách thức bạn làm việc hiệu quả nhất là chìa khóa để hoàn thành những nhiệm vụ lớn đó đúng hạn. Không có lịch trình cố định nào phù hợp với tất cả mọi người… nếu bạn là người thích buổi sáng và có thể tập trung tốt hơn trong thời gian này, hãy sử dụng nó để giải quyết những việc lớn trước tiên vào buổi sáng. ngày của bạn.
Thực hiện “quy tắc hai phút”
Tận dụng tối đa thời gian của bạn tại nơi làm việc bằng cách lấp đầy khoảng trống bằng các nhiệm vụ thực tế. Lập tức liệt kê và hoàn thành các nhiệm vụ chỉ mất hai phút hoặc ít hơn thực sự giúp bạn tiết kiệm thời gian. Vì vậy, nếu mất ít hơn hai phút, hãy làm ngay bây giờ.
Một khía cạnh khác của quy tắc hai phút là bất kỳ mục tiêu hoặc thói quen nào cũng có thể được bắt đầu trong vòng chưa đầy hai phút. Điều này không có nghĩa là bạn có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ trong 120 giây, nhưng bắt đầu các mục tiêu mới là bước đầu tiên để hoàn thành chúng!
Ngủ đủ
70% người Mỹ thừa nhận rằng họ đã ngủ khi đang làm việc trong một cuộc khảo sát được thực hiện gần đây. Sáng phải dậy sớm đi làm, thời gian làm việc kéo dài liên tục và gánh vác quá nhiều trách nhiệm với gia đình mỗi khi về đến nhà khiến ngày càng nhiều người không có được thời gian nghỉ ngơi cần thiết.
Chúng ta đều biết rằng thiếu ngủ có tác động tiêu cực đến hiệu suất cá nhân. Việc thiếu ngủ sẽ làm giảm khả năng tập trung trong công việc, trí nhớ, khả năng tư duy và suy luận logic. Và bởi vì vùng vỏ não trước trán đặc biệt dễ bị thiếu ngủ nên những công việc đòi hỏi khả năng suy luận logic hoặc tư duy phức tạp sẽ bị suy giảm nhiều nhất. Điều đáng ngạc nhiên là chỉ một đêm thiếu ngủ sẽ tạo ra những thâm hụt lớn trong khả năng của chúng ta.
Vậy bạn cần ngủ bao nhiêu? 7 đến 9 giờ mỗi đêm nếu bạn là người lớn trong độ tuổi từ 26 đến 64 (theo National Sleep Foundation). Nếu bạn không thể đảm bảo lượng giấc ngủ đó, chợp mắt trong ngày có thể là một giải pháp để cải thiện năng suất làm việc của bạn.
Duy trì năng suất cao mỗi ngày là điều khó khăn, vì vậy đừng tự dằn vặt bản thân nếu bạn có một ngày tồi tệ. Thay vào đó, hãy tập trung lại năng lượng của bạn và làm theo các mẹo trên của JobsGO. Một khi bạn tìm thấy các phương pháp làm việc thực sự phù hợp với mình, bạn sẽ ngạc nhiên về cách năng suất của bạn được cải thiện cả trong và ngoài công việc.
CE Skill #2 | Kỹ năng trình bày báo cáo hiệu quả – Phần 1: Cấu trúc chung của một báo cáo
CE Skill #2 | Kỹ năng trình bày báo cáo hiệu quả – Phần 1: Cấu trúc chung của một báo cáo
CE Skill #2 | Kỹ năng trình bày báo cáo hiệu quả – Phần 1: Cấu trúc chung của một báo cáo
1. Có mục tiêu hợp lý, rõ ràng và công khai
Khi mục tiêu rõ ràng, minh bạch và được giải thích rõ ràng cho toàn đội, nhân viên sẽ hiểu rõ nội dung, chỉ tiêu công việc cũng như cách thức, phương hướng để hoàn thành tốt công việc đó. Mục tiêu rõ ràng còn hạn chế hiện tượng hiểu sai, lẫn lộn nhiệm vụ gây gián đoạn, mất thời gian. Mục tiêu công khai còn giúp nhân viên các bộ phận dễ dàng theo dõi và hợp tác tốt với nhau, tạo môi trường làm việc thuận lợi hơn.
Với cách làm này, để nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên, tốt nhất nhà quản lý nên chú ý:
- Khi giao việc cần xác định rõ mục tiêu và trình bày rõ ràng để nhân viên hiểu.
- Sau khi quản lý trình bày, hãy chủ động hỏi lại và để nhân viên trình bày theo cách hiểu của mình. Điều này sẽ tránh được những hiểu lầm không đáng có và giúp nhân viên hoàn thành công việc dễ dàng hơn.
2. Xây dựng cơ chế lương thưởng phù hợp
Việc xây dựng cơ chế đãi ngộ phù hợp sẽ tạo động lực to lớn để người lao động luôn nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, cũng như đảm bảo sự gắn bó lâu dài hơn với công ty.
Doanh nghiệp cần công bố nội dung cơ chế lương thưởng một cách công khai, minh bạch để người lao động tiện theo dõi và có động lực làm việc. Cần khuyến khích nhân viên làm việc bằng những khoản tiền thưởng nhất định cho từng vị trí, từng dự án. Khi nhân viên làm việc với hiệu quả cao trong thời gian dài, công ty nên xem xét tăng lương theo hiệu quả công việc.
3. Tập trung tạo động lực cho nhân viên
Chú trọng tạo động lực cho nhân viên trong suốt quá trình làm việc là yếu tố quan trọng mà các nhà quản lý nên chú trọng thực hiện.
Quản lý hiệu suất và tạo động lực thường xuyên sẽ giúp nhân viên đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc, từ đó có những sửa đổi, bổ sung kịp thời. Nên tăng tần suất đánh giá công việc, thay vì 1-2 lần/năm thì nên đánh giá theo quý, tháng, tuần. Tuy nhiên, việc quản trị này không nên quá phức tạp, tốn nhiều thời gian, công sức và ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của nhân viên.
Động lực làm việc là yếu tố quan trọng quyết định sự gắn bó lâu dài cũng như hiệu quả làm việc của nhân viên trong suốt quá trình làm việc. Hiểu rõ động cơ giúp công ty đưa ra những chiến lược quản lý bền vững, gắn kết chặt chẽ tinh thần làm việc của nhân viên.
4. Chú trọng dẫn dắt, đào tạo và đồng hành cùng nhân viên
Đầu tư vào đào tạo luôn là đầu tư đúng đắn để cải thiện hiệu suất của nhân viên. Đây là cách hiệu quả giúp nhân viên luôn được nhắc nhở về việc phát triển kỹ năng, chuyên môn đồng thời phục vụ mục tiêu chung của toàn công ty.
Có nhiều phương pháp đào tạo đồng hành cùng nhân viên như đào tạo nội bộ định kỳ, luân chuyển thay đổi, hướng dẫn trong công việc, đào tạo nội bộ ngoài công việc, đào tạo thông qua hội thảo chia sẻ, v.v.
Ví dụ: Thông qua các buổi thảo luận, hội thảo về nhiều chủ đề phù hợp và thú vị, nhân viên có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp, khả năng ra quyết định,… đồng thời tạo động lực và cảm hứng làm việc. nhân viên từ đó tăng hiệu quả công việc.
5. Ưu tiên trao quyền và tạo thói quen tự chủ cho nhân viên
Trao quyền cho nhân viên là phương pháp “một kèm một” vừa giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, tập trung tối ưu hóa hiệu quả quản lý, vừa mang đến cho nhân viên cơ hội thử thách bản thân, cải thiện hiệu suất và nâng cao hiệu suất. năng lực và tự chủ.
Hầu hết nhân viên khi làm việc trong công ty đều coi cơ hội phát triển bản thân và cơ hội phát triển nghề nghiệp. Khi được trao quyền quyết định và sáng tạo trong một số công việc, nhân viên cho biết họ cảm thấy được trân trọng, hài lòng và gắn bó hơn với công ty. Tình trạng vắng mặt được giảm thiểu đáng kể nhờ phương án này, đồng thời hiệu quả làm việc của nhân viên cũng được nâng cao.
6. Học cách lắng nghe và thấu hiểu nhân viên
Không chỉ là một giải pháp, lắng nghe nhân viên là một kỹ năng cần được hình thành và rèn luyện trong suốt quá trình bạn gắn kết với nhân viên và doanh nghiệp của mình. Vì chỉ khi lắng nghe nhân viên, bạn mới có thể thực sự thấu hiểu những vấn đề đang tồn tại và không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ hệ thống nhân sự. Để lắng nghe nhân viên một cách tốt nhất, nhà quản lý có thể tham khảo những lưu ý sau:
- Chân thành lắng nghe
- Chăm chú lắng nghe và thể hiện sự tôn trọng khi nhân viên đưa ra ý kiến. Bạn càng đánh giá cao, bạn càng khuyến khích nhân viên đưa ra ý tưởng vào lần tới, tạo ra văn hóa cởi mở và mang tính xây dựng.
- Biết khi nào nên im lặng. Giữ im lặng giúp nhà quản lý kiểm soát tốt hơn suy nghĩ và cảm xúc của họ, đồng thời hiểu rõ hơn ý kiến của người khác.
- Đưa ra ý kiến cá nhân một cách chân thành và rõ ràng, trên quan điểm tôn trọng ý kiến của nhân viên.
7. Thúc đẩy văn hóa “vượt biên giới”
Văn hóa “vượt biên” là văn hóa không ngừng thúc đẩy nhân viên sáng tạo và làm việc chăm chỉ, mạnh dạn thử sức với những vai trò và trách nhiệm mới. Để tạo nên văn hóa này, nền tảng từ phía doanh nghiệp phải là niềm tin vững chắc cho nhân viên, giúp nhân viên tin tưởng hơn vào bản thân và sự hỗ trợ mà họ có được, từ đó mạnh dạn thử sức và thử thách bản thân. làm việc chăm chỉ tạo ra kết quả tốt.
Ngoài ra, nhà quản lý cũng phải sẵn sàng chấp nhận những rủi ro có thể phát sinh. Nhân viên không ngại trải nghiệm, doanh nghiệp sẽ không ngừng tiến xa. Rủi ro là một phần không thể thiếu trong hành trình tăng trưởng mạnh mẽ này.
8. Hướng dẫn nhân viên cách tăng năng suất
Tiếp theo, doanh nghiệp cần có những hướng dẫn càng cụ thể càng tốt, giúp nhân viên cảm thấy được đồng hành chặt chẽ và dễ dàng tự tối ưu hóa công việc. Cụ thể, nhà quản lý có thể tham khảo các phương pháp sau:
- Sử dụng danh sách việc cần làm (lên kế hoạch cho công việc của bạn trong ngày). Điều này giúp nhân viên hệ thống luôn đúng nhiệm vụ, không bỏ sót hay nhầm lẫn, tăng tốc độ làm việc.
- Làm việc trong khoảng 90 phút. Theo lý thuyết về chu kỳ Ultradian, đây là khoảng thời gian tối ưu để làm việc hiệu quả và nhân viên cần nghỉ giải lao khoảng 20 phút để hồi phục năng lượng và tiếp tục công việc thay vì làm việc liên tục.
- Có những khoảng nghỉ ngắn trong thời gian làm việc.
- Áp dụng quy tắc 2 phút: Nếu một nhiệm vụ chỉ mất 2 phút để hoàn thành, hãy thực hiện nó ngay lập tức thay vì trì hoãn, để công việc chồng chất và quay lại với từng nhiệm vụ sau.
- Tận dụng các nhiệm vụ nhỏ, yêu cầu thấp như trả lời email, xem lại danh sách việc cần làm, đọc tài liệu và thời gian chờ đợi. Thói quen này giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và đạt kết quả tốt hơn.
9. Tăng năng suất của nhân viên bằng công nghệ
Cuối cùng, một trong những xu hướng hàng đầu giúp doanh nghiệp tăng năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên chính là đầu tư vào phần mềm và công cụ hỗ trợ. Ngày nay, có rất nhiều danh sách việc cần làm được sử dụng rộng rãi như công cụ quản lý danh sách việc cần làm, công cụ theo dõi thời hạn như Lịch Google, công cụ quản lý thời gian và hiệu suất như Pomodoro. , ứng dụng lưu trữ, quản lý dự án, ghi chú, v.v.
Quy mô và hệ thống hơn, phải kể đến việc ứng dụng công nghệ tự động hóa đang được ứng dụng rộng rãi trong doanh nghiệp, giúp nhân viên giảm bớt những công việc ít quan trọng, lặp đi lặp lại gây tốn thời gian. và trí tuệ cho những công việc đòi hỏi nhiều tư duy hơn. Cụ thể, RPA (Robot Process Automation) là công nghệ đang được ứng dụng vào thực tế tại nhiều ngân hàng lớn tại Việt Nam như TPBank, HDBank… giúp gia tăng hiệu quả làm việc và mức độ hài lòng của nhân viên trong thời gian tới. 70%.
Có thể thấy, tăng năng suất làm việc của nhân viên đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động và luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm. Hy vọng với 9 cách tăng hiệu quả công việc cho nhân viên hiệu quả trên đây đã giúp các nhà quản lý có thêm nhiều phương án để lựa chọn và áp dụng phù hợp tại công ty mình.
/fptshop.com.vn/uploads/images/tin-tuc/136050/Originals/cach-an-luot-like-tren-facebook-1.jpg "Ẩn hiện số lượt bày tỏ cảm xúc like, tim cho facebook và instagram")
