Cách soạn thảo trình bày văn bản đúng chuẩn việt nam trên word
Bạn đang tìm hiểu về cách trình bày văn bản hành chính trong word. Dưới đây là những nội dung hay nhất do nhóm thcsngogiatu.edu.vn tổng hợp và biên soạn, xem thêm ở chuyên mục Hỏi Đáp.
Soạn thảo văn bản là công việc quen thuộc của dân văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình bày giấy tờ sao cho đúng theo quy định của Việt Nam hiện hành. (Bài viết được cập nhật liên tục các Quy định, Nghị định mới nhất).
Bài viết được thực hiện trên máy tính với phiên bản Word 2013, được soạn thảo theo Thông tư 01/2011/TT-BNV và được cập nhật đính chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. có thể thực hiện trên các phiên bản Word 2003, 2007, 2010, 2016 với thao tác tương tự..
1 Bộ gõ tiếng Việt sẽ giúp bạn soạn thảo văn bản cực kỳ dễ dàng, bạn có thể sử dụng phần mềm Unikey với bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex vì nó rất ít bị lỗi Font.
- Home: Giúp bạn tùy chỉnh Font chữ, cỡ chữ, căn lề
- Chèn: Chèn bảng, hình ảnh và đồ thị.
- Page Layout: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
- Resfrences: Chèn mục lục, bảng tiêu đề, đồ thị.
- Maillings: Hỗ trợ hợp nhất tài liệu.
- Review: Chỉnh sửa cũng như bình luận trên tài liệu.
- View: Tùy chỉnh cách hiển thị khu vực chỉnh sửa.
3. Đặt các chỉnh sửa phù hợp cho văn bản tiếng Việt chuẩn
Hiểu và biết cách thiết lập một file Word chuẩn cũng như các quy tắc gõ văn bản trong Word cũng là một điều vô cùng cần thiết để có được một văn bản chuẩn.
Bước 1: Chỉnh đơn vị mặc định của Word là Inch sang Centimet (cm) bằng cách:
Vào File Chọn Options Chọn Advanced Trong phần Display đổi Inches thành Centimeters (cm).
Hộp thoại Margins hiện ra, ta căn lề theo “Chuẩn vàng” là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự Top (trên) Bottom (dưới) Left (trái) Right (phải).
Bạn cũng có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình là Dọc (Dọc) hoặc Ngang (Ngang).
Bước 4: Chọn Phông chữ và cỡ chữ: Phông chữ chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ 13 hoặc 14
Lời khuyên: Để có một văn bản đẹp và chuẩn, hãy chọn font chữ cho phù hợp với hoàn cảnh và nhớ kiểm tra font chữ và cỡ chữ trong đoạn văn để tránh trường hợp chữ to chữ nhỏ.
Bước 5: Sau đó các bạn tiến hành soạn thảo văn bản, sau khi soạn thảo văn bản các bạn hãy space toàn bộ văn bản.
Tip: Bạn nên soạn thảo văn bản ngắn gọn dễ hiểu, tránh viết dài quá và nhớ chú ý lỗi chính tả nhé!!
Hiện tại, quy định cụ thể phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman với bộ ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Kích thước phông chữ và kiểu chữ không phải là phổ biến, mà phụ thuộc vào vị trí và bố cục của văn bản.
Hiện các loại văn bản hành chính chỉ sử dụng chung một khổ giấy A4 (210mm x 297mm).
Văn bản được trình bày theo chiều dài khổ A4, trường hợp văn bản có bảng biểu nhưng không lập thành phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều rộng.
Số trang của văn bản phải được căn giữa theo chiều ngang của lề trên của văn bản, được đánh số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đồng thời không hiển thị số trang. Tốt.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là họ và tên chính thức của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.
Đối với tên cơ quan quản lý trực tiếp ở địa phương phải ghi thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở chính.
Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, đứng, đậm, canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan quản lý trực tiếp được viết bằng chữ in hoa, đứng, cỡ chữ từ 12 đến 13.
- NQ (cá nhân): NQ
- Quyết (cá nhân): Quyết
- Chỉ đạo (cá nhân): CT
- Quy định: QC
- Quy định: QyD
- Thông báo: TC
- Thông báo: bệnh lao
- Hướng dẫn:HD
- Chương trình: TLB
- Kế hoạch: GIẾT
- Tùy chọn: PA
- Dự án: NHIỀU
- Dự án: DA
- Báo cáo: BC
- Phút: BB
- Báo cáo: TRÚ
- hợp đồng: hợp đồng
- Phim tài liệu
- Điện: CDA
- Ghi nhớ: GN
- Cam kết: CK
- Thỏa thuận : TTH
- Chứng chỉ: CN
- Giấy ủy quyền: UQ
- Mời: GM
- Giới thiệu: GT
- Nghỉ phép: NP
- Giấy thông hành: ĐỎ
- Nơi nhận hồ sơ: BN
- Phiếu gửi: PG
- Phiếu chuyển khoản: PC
- thư công khai
Tóm tắt văn bản là một câu hoặc một cụm từ ngắn gọn, tóm tắt nội dung chính của văn bản.
- Nhập tên và tóm tắt được căn giữa theo chiều ngang trên văn bản. Tên kiểu chữ trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu đứng, đậm. Phía dưới là nét ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và được đặt cân xứng với dòng chữ.
Căn cứ ban hành văn bản, trong đó ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản.
- Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành.
- Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14 được trình bày dưới tên loại và phần trích yếu nội dung văn bản
Sau đó, mỗi cơ sở phải có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người được ủy quyền là hình ảnh chữ ký của người được ủy quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png), nền trong suốt; căn chỉnh vị trí của người ký và tên của người ký.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản đi kèm văn bản chính như sau:
– Văn bản đính kèm nằm trong cùng một tệp với văn bản điện tử, chỉ ký điện tử văn bản và không ký điện tử văn bản đi kèm;
– Các văn bản không cùng tệp với nội dung của văn bản điện tử phải được cơ quan, tổ chức ký số trên văn bản đính kèm. Vị trí: trên cùng, góc phải, trang đầu của văn bản đính kèm.
Hình ảnh và vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực của dấu, định dạng (.png ) ) nền trong suốt, che phủ khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của cơ quan bên trái.
9. Điều khoản phụ lục
Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì văn bản phải có hướng dẫn về Phụ lục đó.
- Thông tin hướng dẫn kèm theo văn bản trên từng Phụ lục ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời điểm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Phần chỉ dẫn kèm theo văn bản được căn giữa bên dưới tên của Phụ lục, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, in nghiêng, cùng kiểu chữ với phần nội dung của văn bản, màu đen.
- Hướng dẫn kèm theo văn bản trên từng phụ lục (Kèm theo văn bản số …/…-… ngày ….tháng ….năm ….) bằng văn bản giấy; đối với tài liệu điện tử, thông tin không bắt buộc tại các vị trí này.
- Đối với văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì phải đánh số các Phụ lục bằng số La Mã.
- Các trang của Phụ lục được đánh số riêng cho từng Phụ lục.
- Đối với Phụ lục đi kèm với tệp tin văn bản điện tử, cơ quan chỉ ký điện tử văn bản
- Không thực hiện chữ ký số trên Phụ lục.
- Đối với các Phụ lục không phải là tệp tin giống với nội dung của văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin đính kèm.
XEM NGAY các khuyến mãi hấp dẫn, mã giảm giá, mã khuyến mãi HOT tại Thế Giới Di Động trong tháng 7:
Đó là cách soạn thảo, trình bày cũng như các quy định về cách viết một văn bản tiếng Việt chuẩn mà Thế Giới Di Động đã tìm hiểu, các Quy định và Nghị định trong bài viết sẽ được cập nhật liên tục, mới nhất. Mọi thắc mắc xin để lại bình luận bên dưới, nếu thấy hay hãy chia sẻ với mọi người nhé. Chúc may mắn!!
Cách trình bày văn bản đúng chuẩn
Cách trình bày văn bản đúng chuẩn
Cách trình bày văn bản đúng chuẩn
Hướng dẫn cách soạn thảo văn bản hành chính trên Word
Cách soạn thảo văn bản hành chính trên Word không hề phức tạp. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu chỉnh sửa, bạn cần hoàn tất các bước thiết lập.
Kích hoạt phần mềm gõ tiếng Việt Unikey
Thông thường phần mềm gõ tiếng Việt Unikey sẽ khởi động cùng hệ thống. Khi giao diện của phần mềm hiện ra như hình, bạn cần chọn Unicode để tải bảng mã và chọn Telex ở phần gõ.
Đặt định dạng văn bản
Sau khi cài đặt xong bộ mã và kiểu gõ, bạn tiếp tục thiết lập định dạng văn bản trong Word.
Bước 1: Mở phần mềm Word lên và di chuyển đến File = Options = Advanced = Display. Ở phần Display, bạn quy đổi từ inch sang cm.
Bước 2: Điều chỉnh khổ giấy bằng cách di chuyển quy tắc đến Layout = Page Setup = Size. Sau đó, chọn khổ giấy A4.
Bước 3: Để căn lề văn bản hành chính tiếng Việt cho đúng, bạn chọn Bố cục. Sau đó lần lượt chọn Page Setup = Margins = Custom Margins.
Lưu ý, trong đoạn hội thoại Margins, bạn có thể tiến hành căn lề theo tiêu chuẩn vàng tương ứng 2-2-3-2. Cùng với đó là thứ tự Top – trên cùng, Bottom – dưới cùng, Left – trái, Right – phải.
Bước 5: Chỉnh cỡ chữ 13 hoặc 14, font Times new Roman để chữ dễ nhìn.
Bước 7: Bắt đầu soạn thảo nội dung văn bản. Ngay sau khi bạn chỉnh sửa xong, hãy điều chỉnh khoảng cách dòng. Nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ văn bản, nhấn vào ô Line and Paragraph Spacing để điều chỉnh khoảng cách, bạn nên giãn dòng ra 1,5 inch để dễ nhìn.
Một số chức năng cần biết trên thanh Ribbon
Trong quá trình học soạn thảo văn bản hành chính trên Word, bạn cần nắm được các chức năng cơ bản trên thanh Ribbon.
- Home: Cho phép người dùng tùy chỉnh font chữ, cỡ chữ và căn lề.
- Insert: Chức năng chèn biểu đồ, hình ảnh vào văn bản.
- Page Layout: Tích hợp chức năng tùy chỉnh bố cục, hướng giấy và chỉnh lề.
- Resfrences: Cung cấp công cụ chèn mục lục, tiêu đề.
- Maillings: Hợp nhất nhiều tài liệu.
- Đánh giá: Chức năng trộn tài liệu.
- View: Chức năng tùy chỉnh hiển thị vùng soạn thảo.
Bố cục và quy định chung khi soạn thảo văn bản chính
Bạn sẽ không thể biết cách soạn thảo văn bản hành chính trên Word nếu không nắm được các quy chuẩn chung. Cùng với đó là quy định của một văn bản hành chính.
Quy định khi soạn thảo văn bản hành chính
Trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính, bạn cần lưu ý những quy định cơ bản sau.
- Đánh số văn bản: Số hiệu văn bản được đặt chính giữa theo chiều ngang của lề văn bản.
- Tên tổ chức: Phải viết đầy đủ và có thể viết tắt Một số cụm từ thông dụng. Ví dụ như nghị quyết – NQ, quyết định – QĐ,..
- Tên loại và trích yếu nội dung: Tên loại ở đây là tên của từng loại văn bản do tổ chức ban hành. Trong khi đó, tóm tắt nội dung là một câu ngắn gọn bao hàm nội dung của văn bản.
- Yêu cầu về trình bày: Có thể trình bày bằng chữ in thường, chữ nghiêng, cỡ chữ 13 hoặc 14. Đồng thời, mỗi đoạn văn phải kết thúc bằng dấu chấm phẩy rõ ràng.
- Chữ ký của người có thẩm quyền: Ký ở khoảng giữa chức vụ và ghi rõ họ tên của người ký.
- Con dấu và chữ ký của tổ chức: Trên văn bản phải có chữ ký và con dấu của tổ chức.
Phần kết luận
Nhìn chung, cách soạn thảo văn bản hành chính trên Word khá đơn giản. Chức năng trên hầu hết các phiên bản Microsoft Word đều giống nhau. Việc nắm rõ các quy định và cách soạn thảo văn bản hành chính đặc biệt cần thiết đối với những người làm việc tại các cơ quan nhà nước và tổ chức doanh nghiệp. Mong rằng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết hữu ích!
