Cách soạn thảo trình bày văn bản đúng chuẩn việt nam trên word
Bạn đang tìm hiểu về cách trình bày văn bản trong word 2013. Dưới đây là những nội dung hay nhất do nhóm thcsngogiatu.edu.vn tổng hợp và biên soạn, xem thêm ở chuyên mục Hỏi Đáp.
Soạn thảo văn bản là công việc quen thuộc của dân văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình bày giấy tờ sao cho đúng theo quy định của Việt Nam hiện hành. (Bài viết được cập nhật liên tục các Quy định, Nghị định mới nhất).
Bài viết được thực hiện trên máy tính với phiên bản Word 2013, được soạn thảo theo Thông tư 01/2011/TT-BNV và được cập nhật đính chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. có thể thực hiện trên các phiên bản Word 2003, 2007, 2010, 2016 với thao tác tương tự..
1 Bộ gõ tiếng Việt sẽ giúp bạn soạn thảo văn bản cực kỳ dễ dàng, bạn có thể sử dụng phần mềm Unikey với bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex vì nó rất ít bị lỗi Font.
- Home: Giúp bạn tùy chỉnh Font chữ, cỡ chữ, căn lề
- Chèn: Chèn bảng, hình ảnh và đồ thị.
- Page Layout: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
- Resfrences: Chèn mục lục, bảng tiêu đề, đồ thị.
- Maillings: Hỗ trợ hợp nhất tài liệu.
- Review: Chỉnh sửa cũng như bình luận trên tài liệu.
- View: Tùy chỉnh cách hiển thị khu vực chỉnh sửa.
3. Đặt các chỉnh sửa phù hợp cho văn bản tiếng Việt chuẩn
Hiểu và biết cách thiết lập một file Word chuẩn cũng như các quy tắc gõ văn bản trong Word cũng là một điều vô cùng cần thiết để có được một văn bản chuẩn.
Bước 1: Chỉnh đơn vị mặc định của Word là Inch sang Centimet (cm) bằng cách:
Vào File Chọn Options Chọn Advanced Trong phần Display đổi Inches thành Centimeters (cm).
Hộp thoại Margins hiện ra, ta căn lề theo “Chuẩn vàng” là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự Top (trên) Bottom (dưới) Left (trái) Right (phải).
Bạn cũng có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình là Dọc (Dọc) hoặc Ngang (Ngang).
Bước 4: Chọn Phông chữ và cỡ chữ: Phông chữ chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ 13 hoặc 14
Lời khuyên: Để có một văn bản đẹp và chuẩn, hãy chọn font chữ cho phù hợp với hoàn cảnh và nhớ kiểm tra font chữ, cỡ chữ trong đoạn văn tránh trường hợp chữ to chữ nhỏ.
Bước 5: Sau đó các bạn tiến hành soạn thảo văn bản, sau khi soạn thảo văn bản các bạn hãy space toàn bộ văn bản.
Tip: Bạn nên soạn thảo văn bản ngắn gọn dễ hiểu, tránh viết dài quá và nhớ chú ý lỗi chính tả nhé!!
Hiện tại, quy định cụ thể phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman với bộ ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Kích thước phông chữ và kiểu chữ không phải là phổ biến, mà phụ thuộc vào vị trí và bố cục của văn bản.
Hiện các loại văn bản hành chính chỉ sử dụng chung một khổ giấy A4 (210mm x 297mm).
Văn bản được trình bày theo chiều dài khổ A4, trường hợp văn bản có bảng biểu nhưng không lập thành phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều rộng.
Số trang của văn bản phải được đánh theo chiều ngang của lề trên của văn bản, được đánh số từ 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đồng thời không đánh số trang. Tốt.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là họ và tên chính thức của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.
Đối với tên cơ quan quản lý trực tiếp ở địa phương phải ghi thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở chính.
Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, đứng, đậm, canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan quản lý trực tiếp được viết bằng chữ in hoa, đứng, cỡ chữ từ 12 đến 13.
- NQ (cá nhân): NQ
- Quyết (cá nhân): Quyết
- Chỉ đạo (cá nhân): CT
- Quy định: QC
- Quy định: QyD
- Thông báo: TC
- Thông báo: bệnh lao
- Hướng dẫn:HD
- Chương trình: TLB
- Kế hoạch: GIẾT
- Tùy chọn: PA
- Dự án: NHIỀU
- Dự án: DA
- Báo cáo: BC
- Phút: BB
- Báo cáo: TRÚ
- hợp đồng: hợp đồng
- Phim tài liệu
- Điện: CDA
- Ghi nhớ: GN
- Cam kết: CK
- Thỏa thuận : TTH
- Chứng chỉ: CN
- Giấy ủy quyền: UQ
- Mời: GM
- Giới thiệu: GT
- Nghỉ phép: NP
- Giấy thông hành: ĐỎ
- Nơi nhận hồ sơ: BN
- Phiếu gửi: PG
- Phiếu chuyển khoản: PC
- thư công khai
Đoạn trích của văn bản là một câu hoặc một cụm từ ngắn gọn, tóm tắt nội dung chính của văn bản.
- Nhập tên và tóm tắt được căn giữa theo chiều ngang trên văn bản. Tên kiểu chữ trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu đứng, đậm. Phía dưới là nét ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và được đặt cân xứng với dòng chữ.
Căn cứ ban hành văn bản, ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản.
- Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành.
- Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14 được trình bày dưới tên loại và phần trích yếu nội dung văn bản
Sau đó, mỗi cơ sở phải bao gồm dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người được ủy quyền là hình ảnh chữ ký của người được ủy quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png), nền trong suốt; căn chỉnh vị trí của người ký và tên của người ký.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản đi kèm văn bản chính như sau:
– Văn bản đính kèm nằm trong cùng một tệp với văn bản điện tử, chỉ ký điện tử văn bản và không ký điện tử văn bản đi kèm;
– Các văn bản không cùng tập tin với nội dung của văn bản điện tử phải được cơ quan, tổ chức ký số trên văn bản đi kèm. Vị trí: trên cùng, góc phải, trang đầu của văn bản đính kèm.
Hình ảnh và vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực của dấu, định dạng (.png ) ) nền trong suốt, che phủ khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của cơ quan bên trái.
9. Điều khoản phụ lục
Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì văn bản phải có hướng dẫn về Phụ lục đó.
- Thông tin hướng dẫn kèm theo văn bản trên từng Phụ lục ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời điểm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Chỉ dẫn bằng chữ được căn giữa bên dưới tên của Phụ lục, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, in nghiêng, cùng kiểu chữ với phần nội dung của văn bản, màu đen.
- Hướng dẫn kèm theo văn bản trên từng phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…-… ngày…. tháng…. năm….) bằng văn bản giấy; đối với tài liệu điện tử, thông tin không bắt buộc tại các vị trí này.
- Đối với văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì phải đánh số các Phụ lục bằng số La Mã.
- Các trang của Phụ lục được đánh số riêng cho từng Phụ lục.
- Đối với Phụ lục đi kèm với tệp tin văn bản điện tử, cơ quan chỉ ký điện tử văn bản
- Không thực hiện chữ ký số trên Phụ lục.
- Đối với các Phụ lục không phải là tệp tin giống với nội dung của văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin đính kèm.
XEM NGAY các khuyến mãi hấp dẫn, mã giảm giá, mã khuyến mãi HOT tại Thế Giới Di Động trong tháng 7:
Đó là cách soạn thảo, trình bày cũng như các quy định về cách viết một văn bản tiếng Việt chuẩn mà Thế Giới Di Động đã tìm hiểu, các Quy định và Nghị định trong bài viết sẽ được cập nhật liên tục, mới nhất. Mọi thắc mắc xin để lại bình luận bên dưới, nếu thấy hay hãy chia sẻ với mọi người nhé. Chúc may mắn!!
Cách trình bày văn bản đúng chuẩn
Cách trình bày văn bản đúng chuẩn
Cách trình bày văn bản đúng chuẩn
1. Mở một tài liệu mới
Khi soạn thảo văn bản, bạn mở Word lên, dù là phiên bản nào thì Word cũng sẽ mặc định cho một văn bản mới. Thông thường, đó là cùng một loại văn bản mà nhiều người sử dụng khi chỉnh sửa tài liệu. Tuy nhiên, bên cạnh văn bản mặc định, bạn cũng có thể tạo cho mình một văn bản mới. Để làm điều này, hãy làm như sau:
- Cách 1: Bạn click vào biểu tượng New trên thang đo công cụ nhanh. Hoặc bạn cũng có thể thay thế bằng một thao tác khác đó là nhấn tổ hợp phím “Ctrl + N”.
- Cách 2: Bạn click chọn File trên thanh công cụ Ribbon của màn hình Word. Sau đó, một cửa sổ mới mở ra, nhấn New. Đối với phiên bản Word 2013 sẽ có nhiều sự lựa chọn cho bạn. Do đó, nếu bạn cảm thấy thích kiểu văn bản nào thì chỉ cần click chuột vào kiểu văn bản đó, ngay lập tức văn bản mới sẽ hiện ra trên màn hình máy tính của bạn.
2. Lưu văn bản.
Khi soạn thảo văn bản, bạn thường có thói quen lưu lại văn bản để không bị mất khi máy tính gặp lỗi, sự cố. Đồng thời khi cần thiết bạn vẫn có thể tìm và sử dụng bình thường.
Còn về cách lưu văn bản trong Word 2013, bạn có thể thực hiện một trong các cách sau:
- Cách 1: Cũng thực hiện trên thanh công cụ nhanh, bạn nhấn vào biểu tượng “Save” hoặc cũng có thể nhấn tổ hợp phím “Ctrl + S”.
- Cách 2: Bạn click chọn “File” trên thanh công cụ Ribbon, sau đó chọn “Save” quanh cửa sổ Office Button, sau đó chọn tiếp mục Computer và chọn nơi lưu thư mục có thể là Desktop hoặc Documents..
Trên đây là 2 cách giúp bạn lưu nhanh văn bản khi đã lưu lần thứ 2 trở đi. Nếu bạn lưu tài liệu lần đầu tiên, bạn phải chọn “Save as”. Một hộp thoại xuất hiện, chọn vị trí lưu, đặt tên cho văn bản cuối cùng là “Enter” là xong.
Để lưu tên văn bản, bạn chỉ cần thực hiện các bước như khi lưu văn bản lần đầu.
3. Mở một tài liệu hiện có
Khi một tài liệu đã được lưu vào máy tính của bạn, để mở nó, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Cách 1: Trong cửa sổ Window Explorer, click vào mục lưu văn bản, sau đó click vào tên văn bản muốn mở.
- Cách 2: Bạn khởi động Word 2013, nhấn vào biểu tượng File open hoặc nhấn tổ hợp phím “Ctrl + O”.
- Cách 3: Từ trang Word, chọn File rồi Open, xuất hiện các file bạn đã lưu, click vào thư mục File muốn mở.
4. Đóng văn bản hiện hành
Để đóng hoàn toàn ứng dụng Microsoft Word, bạn có thể thực hiện như sau: Click vào Word Document ở góc trên bên trái màn hình, sau đó chọn Close (hoặc nhấn tổ hợp phím “Alt + F4”).
Nếu tệp văn bản của bạn chưa được lưu, màn hình sẽ xuất hiện hộp xác nhận bạn muốn lưu tệp, nếu có, hãy nhấp vào “Lưu” và đặt tên và chọn nơi lưu tệp, còn nếu bạn không muốn lưu tệp , bạn Click vào “Don’t save”, cửa sổ ứng dụng sẽ đóng lại.
5. Thoát khỏi ứng dụng
- Cách 1: Sau khi lưu tài liệu xong, muốn đóng ứng dụng bạn nhấn vào nút Close bên góc phải màn hình.
- Cách 2: Bạn chọn File trên thanh công cụ rồi tiếp tục bạn chọn “Close”.
Khi bạn áp dụng một trong hai phương pháp trên, nếu tài liệu của bạn chưa được lưu, một màn hình sẽ xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận có lưu tài liệu hiện tại hay không. Nếu có, nhấp vào “Lưu”, nếu không, nhấp vào “Không lưu”. Như vậy là bạn đã hoàn tất việc đóng ứng dụng.
Kết luận: Khi sử dụng Word để soạn thảo văn bản không yêu cầu bạn phải cao siêu hay vĩ mô mà chỉ cần bạn nắm rõ các thao tác cần thiết và thường thực hiện khi soạn thảo văn bản. Vì đó là những thao tác cơ bản nhất để sử dụng Word. Có thể nhiều người đã thực hiện các thao tác này. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có những bạn mới làm quen với máy tính và vẫn chưa thành thạo nên hi vọng bài viết sẽ giúp các bạn tự tin hơn khi sử dụng Word.
Mở file có sẵn trong Word, cách lưu văn bản, cách đóng ứng dụng Word, cách mở văn bản mới, các bước thiết lập văn bản trong word 2013.
